Urban Airship, компания не только лидер в своей отрасли, но и последовательно следует своим собственным правилам. Не могу не отметить, что эти правила крайне здравомыслящие и могут существенно повысить эффективность встреч. Согласитесь, ведь как часто мы тратим время на бесполезные и бесконечные собрания, где вместо конкретики и решений слушаем монологи о том, что у кого на ужин.
А ведь можно же все обсудить гораздо быстрее и эффективнее, не затягивая и не утомляя участников.
Давайте рассмотрим эти правила поподробнее, но сделаем это с пикантной долей юмора. Начнем, пожалуй, с правила №0 — «Нужно ли нам вообще встречаться?».
Представьте, вы пришли на встречу в офис Urban Airship, а вам сразу ставят этот вопрос.
И вот вы думаете, а правда ли нужно собираться вместе, если можно решить все вопросы по телефону или в мессенджерах? Вот вам типичная ситуация: вы пришли на собрание по обсуждению нового проекта, а все равно сидите и слушаете, как ваш коллега рассказывает о своих приключениях на выходных в подробностях.
И вместо того, чтобы обсуждать стратегию, вы внимательно выслушиваете, что он заказал в ресторане. Верно, встречи иногда бывают слишком размытыми, и то, что могло бы решиться за 5 минут в чате, тянется часами в живом общении.
Далее, правило №1 «Запланируйте начало встречи, а не когда она должна закончиться». Тут, думается мне, тот единственный случай, когда мы все хотели бы, чтобы время затягивалось.
И вот вы пришли на встречу в 10 утра, полагая, что через полчаса она закончится, но нет, ваши товарищи только начали разговор. Они оправдываются, что важно довести дело до конца.
И вот день проходит, вы все еще сидите в зале совещаний, а за окном уже темнеет. Этакий затяжной марафон по решению проблем, в который вовлечены все без исключения.
Правило №2 — «Всегда приходите вовремя». Как просто и в то же время как сложно.
Ведь придя вовремя, вы можете столкнуться с таким феноменом, как «модные» опоздания, когда важно прийти не сразу, а когда все уже набрались. Такой аспект временной моды, который так неудобно объяснить начальству или коллегам, которые уже бомбанулись от вашего прихода в 9 утра. Все такие напряженные и злые, а вам надо всего лишь подстроиться под общее настроение.
И конечно, правило №3 — «Никакой многозадачности».
Представьте себе картину: на встрече вы пытаетесь участвовать одновременно в двух процессах — слушаете коллег, предлагая свои идеи, и параллельно пытаетесь ответить на сообщение в мессенджере. А в голове только каша, ни там, ни там вы не укладываетесь. В итоге, вместо продуктивного обсуждения вы превращаетесь в Жака Фреско в исполнении Джима Керри — «Пипец какой-то».
Про правило №4 — «Если встреча ни к чему конкретному не ведет, уходите» — мне вспомнился анекдот:
— Доктор, я прихожу к вам каждую неделю, чтобы рассказать о всех своих проблемах.
— Почему?
— Вы дешевле, чем психиатр.
Ведь если встреча ни к чему не приводит, лучше уйти и потратить это время на что-то более продуктивное.
В итоге, либо решите проблемы и двигайтесь дальше, либо перестаньте выслушивать монотонные речи, которые не несут смысла.
Пункт №5 — «Встречи нужны не для обмена информацией».
Вроде бы просто, но когда вам нужно обсудить важный проект, а коллега начинает болтать о своем новом знакомом, который работает охранником в соседнем банке, это точно портит всю картину. Вместо деловой беседы вам приходится поддерживать диалог о том, что холодно в офисе и какие закуски предложил купить на кофе-брейке. Действительно, встречи нужны для обсуждения конкретных вопросов, а не для обсуждения погоды или последних слухов в офисе.
Правило №6 — «Кто по-настоящему должен прийти на эту встречу?».
Отлично, если собеседование на высоком уровне, но когда каждый приглашенный рассказывает о своих задачах и планах, встреча может превратиться в базарную площадь с обменом секретами. Помнится, как один мудрый человек говорил: «Чем больше участников на рабочей встрече, тем меньше результатов».
Так что лучше определить, кто именно нужен на совещании, чтобы избежать лишних разговоров и дополнительной затяжки.
Правило №7 — «На действия и конкретные шаги соглашайтесь только по завершению встречи».
Иначе может получиться так, что вы согласились на что-то в начале совещания, а потом поняли, что это не входит в рамки ваших обязательств. Или, наоборот, вы оказались слишком дерзкими и согласились на все требования без раздумий.
Лучше дождаться завершения обсуждения и оценить текущую ситуацию на «второй день света», когда эмоции стихнут, а мозг начнет процессировать информацию.
Наконец, правило №8 — «Не чувствуйте дискомфорт, если вам пришлось указать остальным на соблюдение одного из перечисленных выше правил».
Как же это знакомо, когда вы вежливо напоминаете коллеге, что время встречи выставлено, а он все равно прибегает через 20 минут, извиняясь милой улыбкой. И тут внезапно вы начинаете чувствовать себя чем-то вроде полицейского, который выписывает штрафы за нарушение режима.
Но потом осознаете, что это не про строгость, а про уважение к чужому времени и эффективной работе.
Так что Urban Airship, похоже, заслуживает звания «Уникальной компании по проведению встреч». Их правила — это не только хороший совет, но и возможность изменить многие рабочие процессы к лучшему. Во всяком случае, после внедрения такой практики, усталость от собраний сильно снизится, а результативность — вырастет.
Так что, возможно, стоит обратить внимание на опыт Urban Airship и попробовать внедрить их правила и в своей компании. А ведь вдруг, после этого сотрудники перестанут бояться слова «совещание» и начнут воспринимать его как нечто продуктивное и интересное.